Le processus de conformité

Le processus de conformité au Code d’éthique et normes de fonctionnement a pour but de promouvoir un comportement éthique au sein des organisations membres du CCCI. Le Conseil préconise une approche simple : se conformer ou s’expliquer. En d’autres mots, une organisation doit se conformer entièrement, à moins de convaincre le CCCI qu’elle est résolue à adopter une conduite respectueuse de l’éthique et de lui présenter une bonne raison de ne pas respecter une norme de pratique particulière.

Lorsque des organisations se joignent au CCCI, celui-ci leur achemine un formulaire d’auto-ratification (word). Il s’agit d’un outil dont le but est d’amener les nouveaux membres à se pencher sur leurs politiques, leurs pratiques et leur comportement. Le formulaire sert également de véhicule de renseignements pour le Conseil, la transmission d’informations faisant partie des mesures relatives à la responsabilité mutuelle.  La réflexion à laquelle se livrent les organisations aide à comprendre et à déterminer la mesure dans laquelle les pratiques du moment respectent les normes et les améliorations qu’il y a lieu d’apporter. Le CCCI met à la disposition des membres un guide d’interprétation qui énonce les exigences minimales et donne des exemples de pratiques conformes et non conformes. Le CA a la responsabilité d’instaurer et de maintenir les normes éthiques de l’organisation. Il lui incombe donc de décider si l’organisation est conforme ou non au Code d’éthique. Par la suite, au moins un des fondés de pouvoir doit signer le formulaire et l’envoyer au CCCI. Ce dernier accorde un an aux nouvelles organisations membres pour remplir le formulaire et le lui faire parvenir. 

Même si une organisation n’est pas en pleine conformité, elle doit remplir le formulaire et l’envoyer. Le formulaire, une fois rempli, est une déclaration écrite dont l’organisation même (par exemple, des nouveaux membres du personnel ou du CA) ainsi que le CCCI peuvent se servir pour accéder à une consignation des politiques et des pratiques en place qui démontrent l’application du Code au sein de l’organisation.  À partir de la date à laquelle elles sont acceptées à titre de membres, les organisations ont un délai de trois ans pour se conformer pleinement au Code d’éthique. 

Dès lors, les organisations membres doivent, tous les trois ans, procéder au renouvellement de l’auto-ratification et acheminer un formulaire au CCCI dans lequel elles font état de leur conformité ou non au Code. Cependant, la conformité se vérifie dans les activités quotidiennes de l’organisation y compris la reddition de comptes. Les organisations sont aussi invitées à poursuivre leur dialogue et réflexions. En outre, elles doivent réagir immédiatement à tout enjeu ou préoccupation relatifs à leurs pratiques qui touchent au Code d’éthique et normes de fonctionnement. 

La version actuelle du Code d’éthique et Normes de fonctionnement a été adoptée par les membres du CCCI lors de l’Assemblée générale annuelle de 2009. Elle est le produit d’une importante révision et mise à jour du Code précédent et comprend plusieurs nouvelles normes. Les membres devront donc effectuer plus qu’un simple renouvellement de leur conformité, mais bien une auto-évaluation complète de leur état de conformité d’ici à 2013. Un échantillon de leur formulaire d’auto-évaluation sera étudié par le Secrétariat du CCCI pour déterminer s’il existe des questions ou des problèmes particuliers. Par contre, le Secrétariat ne dispose pas des ressources nécessaires pour réviser les formulaires en détail. Comme toujours, la responsabilité de la conformité relève des organisations membres elles-mêmes.

Le but du CCCI n’est pas de trouver et de pénaliser les membres qui ne sont pas conformes. Il est de fournir un appui et une orientation, selon les ressources disponibles, pour aider les membres à répondre aux normes et à améliorer leurs pratiques de développement et de fonctionnement dans un cadre éthique. Les ressources disponibles dans ce site web sont conçues pour aider les membres requérant une telle assistance.

Télécharger le formulaire d'auto-ratification: Word

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